Alur Cara Mengatur HPP pada Aplikasi Pasello
Panduan ini untuk pemilik usaha, admin, dan staf operasional yang ingin mengatur Harga Pokok Penjualan (HPP) agar laporan laba benar.
Prinsip utama: HPP produk tidak diketik manual. Anda cukup mengisi harga bahan dan resep per produk, sistem akan menghitung HPP secara otomatis.
1. Konsep Singkat HPP di Pasello
Ada 3 hal yang perlu dipahami:
- Harga bahan — harga per 1 satuan terkecil. Contoh: Rp 200 per gram kopi, Rp 18 per ml susu.
- HPP produk — total biaya bahan untuk 1 porsi. Contoh: Kopi Susu = (20 gram × Rp 200) + (100 ml × Rp 18) = Rp 5.800.
- HPP penjualan — HPP yang tercatat otomatis di setiap struk saat kasir melakukan pembayaran. Ini yang dipakai untuk menghitung laba: Laba = Omzet - HPP.
Artinya jika harga bahan naik, HPP produk ikut naik otomatis. Struk lama tidak ikut berubah, yang berubah hanya transaksi baru.
Untuk produk paket:
- Paket sederhana: HPP paket = jumlah HPP isi paketnya. Contoh: Paket Hemat isi Ayam (HPP 8.000) + Teh (HPP 2.000) = HPP paket 10.000.
- Paket kompleks: HPP dihitung dari isi paket saat terjual.
Untuk pembelian, harga bahan dihitung dengan rata-rata tertimbang: Contoh: stok lama 10 kg harga Rp 1.000, beli baru 10 kg harga Rp 2.000, maka harga baru = (10 × 1.000 + 10 × 2.000) / 20 = Rp 1.500.
2. Siapa yang Boleh Mengatur HPP
Minta akses ke admin jika menu tidak muncul:
- Melihat bahan baku
- Menambah / mengubah bahan baku dan konversi satuan
- Menambah / mengubah produk dan resep
- Membuat dan menerima pembelian barang
- Melihat laporan laba dan stok
3. Urutan Pengaturan Awal
Ikuti urutan ini agar tidak salah:
1. Supplier (opsional)
→ 2. Bahan Baku
→ 3. Konversi Satuan (jika perlu)
→ 4. Produk + Resep
→ 5. Paket (jika ada)
→ 6. Pembelian barang
→ 7. Koreksi harga (jika perlu)
→ 8. Jualan dan cek laporan
Langkah 1 — Daftarkan Supplier (Boleh Dilewati)
- Buka menu: Inventori > Supplier
- Isi nama supplier, telepon, alamat.
- Fungsinya hanya sebagai catatan asal barang di kartu stok.
Langkah 2 — Daftarkan Bahan Baku
- Buka menu: Inventori > Bahan Baku
- Klik Tambah, lalu isi:
- Nama: wajib. Contoh: Kopi Arabika, Susu UHT, Gula.
- SKU / Kode: boleh dikosongkan, untuk pencarian saja.
- Satuan dasar: wajib dan tidak boleh sering diganti. Contoh: gram (gr), mili-liter (ml), pcs, kilogram (kg). Satuan inilah yang nanti dipakai di resep.
- Harga per satuan (HPP bahan): harga untuk 1 satuan dasar. Contoh: isi 200 artinya Rp 200 per gram. Boleh 0 jika belum tahu, tapi HPP produk akan ikut 0.
- Batas stok minimum: untuk pengingat saat stok menipis.
- Klik Simpan.
- Jika Anda punya stok awal di gudang, catat juga lewat menu Pembelian agar jumlah stok di sistem sesuai fisik. Harga rata-rata butuh jumlah stok yang benar.
Kesalahan yang sering terjadi: satuan dasar ditulis kg tapi resep ditulis gram. Samakan dulu dari awal. Contoh: pilih gram sebagai satuan dasar jika resep memakai gram.
Langkah 3 — Atur Konversi Satuan (Hanya Jika Satuan Beli Beda dengan Resep)
Contoh kasus: resep memakai gram, tapi belanja memakai kilogram atau karung.
- Dari daftar Bahan Baku, pilih bahan lalu buka Konversi Satuan.
- Tambahkan konversi. Contoh untuk Tepung dengan satuan dasar gram:
- 1 kilogram = 1.000 gram
- 1 karung = 25.000 gram
- Tanpa ini, Anda tidak bisa memilih satuan kilogram saat pembelian, atau HPP bisa meleset 1.000 kali lipat.
Langkah 4 — Buat Produk dan Resep (HPP Terbentuk di Sini)
- Buka menu: Produk > Tambah Produk (atau Edit untuk produk lama).
- Isi nama produk, kategori, foto, dan harga jual untuk tiap varian. Contoh varian: Reguler, Large, Panas, Dingin.
- Di tiap varian, bagian Resep:
- Klik Tambah Bahan
- Pilih bahan baku. Hanya bahan yang aktif yang muncul.
- Isi jumlah pemakaian untuk 1 porsi dalam satuan dasar. Contoh: Kopi 20 (artinya 20 gram), Susu 100 (artinya 100 ml). Minimal 0,001. Satu bahan tidak boleh dipilih dua kali dalam satu varian.
- Lihat angka HPP yang muncul otomatis di formulir sebagai preview.
- Klik Simpan. Sistem langsung menghitung dan menyimpan HPP per varian.
Wajib: semua produk yang dijual harus punya resep. Jika tidak ada resep, kasir akan gagal menyimpan pembayaran dengan pesan Resep/BOM belum diatur.
Langkah 5 — Atur Produk Paket (Jika Ada)
Di formulir produk, aktifkan pilihan Paket:
- Paket sederhana: pilih isi paket dari varian yang sudah ada beserta jumlahnya. Contoh: 1 Ayam Goreng + 1 Teh Manis. HPP paket dihitung otomatis dari jumlah HPP isinya. Anda tidak perlu isi resep lagi.
- Paket kompleks: pilih isi paket dari produk beserta jumlahnya. HPP akan dihitung otomatis saat terjual dari rincian isinya.
Langkah 6 — Catat Pembelian Barang
- Buka menu: Inventori > Pembelian > Buat Baru.
- Klik Tambah Baris, lalu isi per baris:
- Pilih bahan
- Jumlah beli. Contoh: 10
- Satuan beli. Contoh: kilogram, liter, dus (harus sudah ada di konversi satuan)
- Harga beli per satuan beli. Contoh: Rp 15.000 per liter
- Catatan (opsional)
- Satu bahan tidak boleh muncul dua kali dalam satu nota pembelian.
- Klik Simpan Draft.
- Klik Terima Barang dan konfirmasi. Setelah ini:
- Stok bahan bertambah otomatis.
- Harga bahan diperbarui dengan rata-rata tertimbang.
- HPP semua produk yang memakai bahan tersebut ikut diperbarui otomatis.
- Muncul pesan: Pembelian diterima. Stok bertambah dan HPP bahan diperbarui.
- Catatan:
- Nota yang sudah Diterima atau Dibatalkan tidak bisa diubah lagi.
- Jika harga dikosongkan, stok tetap masuk tapi harga bahan tidak berubah.
- Jika muncul peringatan stok minus, segera lakukan Stok Opname agar perhitungan tidak bias.
Langkah 7 — Koreksi Harga Bahan Manual (Jika Tidak Lewat Pembelian)
Dipakai jika harga pasar berubah tapi tidak ada pembelian, atau untuk pembetulan awal.
- Buka menu: Inventori > Bahan Baku > Edit.
- Ubah Harga per satuan, lalu Simpan.
- Semua HPP produk yang memakai bahan tersebut ikut diperbarui otomatis dengan pesan: Harga bahan tersimpan. HPP produk ikut diperbarui.
Langkah 8 — Jualan Seperti Biasa
- Kasir jualan lewat POS atau pelanggan pesan lewat Self-Order seperti biasa.
- Saat pembayaran berhasil, sistem otomatis:
- Mencatat HPP per item di struk berdasarkan harga bahan saat itu.
- Mengurangi stok bahan sesuai resep.
- Anda tidak perlu menghitung HPP manual di kasir.
Langkah 9 — Cek Laporan
- Laporan Laba Penjualan: menampilkan Omzet, HPP, dan Laba (Omzet - HPP). Jika banyak produk belum ada resep, angka cakupan HPP akan rendah — segera lengkapi resepnya.
- Laporan Nilai Persediaan: menampilkan sisa stok × harga bahan per item.
- Kartu Stok: riwayat masuk-keluar per bahan (pembelian, penjualan, retur, opname).
- Stok Menipis: daftar bahan yang sudah di bawah batas minimum.
4. Contoh Lengkap
- Buat bahan Susu UHT, satuan mili-liter, harga Rp 18 per ml.
- Tambah konversi: 1 liter = 1.000 ml.
- Buat produk Kopi Susu, varian Reguler, harga jual Rp 15.000. Resep: Susu 100 ml + Kopi 20 gram (harga kopi Rp 200 per gram). HPP = (100 × 18) + (20 × 200) = Rp 5.800.
- Beli 10 liter harga Rp 15.000 per liter (= Rp 15 per ml). Stok lama 5.000 ml harga Rp 18. Harga baru = (5.000 × 18 + 10.000 × 15) / 15.000 = Rp 16 per ml. HPP produk otomatis turun.
- Jual 2 gelas: HPP per gelas = (100 × 16) + (20 × 200) = Rp 5.600. Total HPP = Rp 11.200. Laba = Rp 30.000 - Rp 11.200 = Rp 18.800.
5. Masalah yang Sering Terjadi
| Gejala | Penyebab | Cara Memperbaiki |
|---|---|---|
| HPP produk 0 | Resep kosong atau harga bahan 0 | Lengkapi resep tiap varian dan isi harga bahan |
| Kasir gagal bayar, pesan Resep belum diatur | Produk belum punya resep | Edit produk, tambah resep, simpan, ulangi pembayaran |
| Kasir gagal bayar, pesan Komponen paket belum terbentuk | Paket terjual tanpa rincian isi | Perbaiki isi paket di data produk, atau ulangi input di POS |
| HPP tiba-tiba besar 1.000× lipat | Salah satuan, contoh kg ditulis sebagai gram | Samakan satuan dasar dan perbaiki konversi satuan |
| Satuan tidak bisa dipilih saat pembelian | Satuan beli belum didaftarkan | Tambahkan konversi satuan untuk bahan tersebut |
| Laba terlihat salah | Banyak transaksi lama sebelum resep dilengkapi | Lengkapi resep sekarang. Transaksi baru akan benar, transaksi lama tidak berubah otomatis |
| Muncul peringatan stok minus saat terima barang | Stok fisik minus karena penjualan tanpa stok atau belum opname | Lakukan Stok Opname dan cek Kartu Stok |
| HPP paket tidak berubah | Paket kompleks memang dihitung saat terjual, bukan di data master | Untuk paket sederhana, edit dan simpan ulang paketnya |