Alur Cara Mengatur HPP pada Aplikasi Pasello
Panduan ini untuk pemilik usaha, admin, dan staf operasional yang ingin mengatur Harga Pokok Penjualan (HPP) agar laporan laba benar.
Prinsip utama: HPP produk tidak diketik manual. Anda cukup mengisi harga bahan dan resep per produk, sistem akan menghitung HPP secara otomatis.
1. Konsep Singkat HPP di Pasello
Ada 3 hal yang perlu dipahami:
- Harga bahan — harga per 1 satuan terkecil. Contoh: Rp 200 per gram kopi, Rp 18 per ml susu.
- HPP produk — total biaya bahan untuk 1 porsi. Contoh: Kopi Susu = (20 gram × Rp 200) + (100 ml × Rp 18) = Rp 5.800.
- HPP penjualan — HPP yang tercatat otomatis di setiap struk saat kasir melakukan pembayaran. Ini yang dipakai untuk menghitung laba: Laba = Omzet - HPP.
Artinya jika harga bahan naik, HPP produk ikut naik otomatis. Struk lama tidak ikut berubah, yang berubah hanya transaksi baru.
Untuk produk paket:
- Paket sederhana: HPP paket = jumlah HPP isi paketnya. Contoh: Paket Hemat isi Ayam (HPP 8.000) + Teh (HPP 2.000) = HPP paket 10.000.
- Paket kompleks: HPP dihitung dari isi paket saat terjual.
Untuk pembelian, harga bahan dihitung dengan rata-rata tertimbang: Contoh: stok lama 10 kg harga Rp 1.000, beli baru 10 kg harga Rp 2.000, maka harga baru = (10 × 1.000 + 10 × 2.000) / 20 = Rp 1.500.
2. Siapa yang Boleh Mengatur HPP
Minta akses ke admin jika menu tidak muncul:
- Melihat bahan baku
- Menambah / mengubah bahan baku dan konversi satuan
- Menambah / mengubah produk dan resep
- Membuat dan menerima pembelian barang
- Melihat laporan laba dan stok
Tindakan menghapus dokumen pembelian atau stock opname (untuk membatalkan input yang salah) hanya untuk Owner dan Admin.
3. Urutan Pengaturan Awal
Ikuti urutan ini agar tidak salah:
1. Supplier (opsional)
→ 2. Bahan Baku
→ 3. Konversi Satuan (jika perlu)
→ 4. Produk + Resep
→ 5. Paket (jika ada)
→ 6. Pembelian barang
→ 7. Koreksi harga (jika perlu)
→ 8. Jualan dan cek laporan
Langkah 1 — Daftarkan Supplier (Boleh Dilewati)
- Buka menu: Inventori > Supplier
- Isi nama supplier, telepon, alamat.
- Fungsinya hanya sebagai catatan asal barang di kartu stok.
Langkah 2 — Daftarkan Bahan Baku
- Buka menu: Inventori > Bahan Baku
- Klik Tambah, lalu isi:
- Nama: wajib. Contoh: Kopi Arabika, Susu UHT, Gula.
- SKU / Kode: boleh dikosongkan, untuk pencarian saja.
- Satuan dasar: wajib dan tidak boleh sering diganti. Contoh: gram (gr), mili-liter (ml), pcs, kilogram (kg). Satuan inilah yang nanti dipakai di resep.
- Harga per satuan (HPP bahan): harga untuk 1 satuan dasar. Contoh: isi 200 artinya Rp 200 per gram. Boleh 0 jika belum tahu, tapi HPP produk akan ikut 0.
- Batas stok minimum: untuk pengingat saat stok menipis.
- Klik Simpan.
- Bahan yang baru dibuat stoknya 0 karena form bahan tidak punya kolom stok awal. Stok baru terisi setelah Pembelian diterima, Pergerakan Stok manual, atau sinkronisasi.
- Harga per satuan yang diisi manual hanya berlaku sementara. Begitu pembelian pertama diterima saat stok masih 0, harga bahan otomatis mengikuti harga beli.
- Jika Anda punya stok awal di gudang, catat juga lewat menu Pembelian agar jumlah stok di sistem sesuai fisik. Harga rata-rata butuh jumlah stok yang benar.
Kesalahan yang sering terjadi: satuan dasar ditulis kg tapi resep ditulis gram. Samakan dulu dari awal. Contoh: pilih gram sebagai satuan dasar jika resep memakai gram.
Langkah 3 — Atur Konversi Satuan (Hanya Jika Satuan Beli Beda dengan Resep)
Contoh kasus: resep memakai gram, tapi belanja memakai kilogram atau karung.
- Dari daftar Bahan Baku, pilih bahan lalu buka Konversi Satuan.
- Tambahkan konversi. Contoh untuk Tepung dengan satuan dasar gram:
- 1 kilogram = 1.000 gram
- 1 karung = 25.000 gram
- Tanpa ini, Anda tidak bisa memilih satuan kilogram saat pembelian, atau HPP bisa meleset 1.000 kali lipat.
Langkah 4 — Buat Produk dan Resep (HPP Terbentuk di Sini)
- Buka menu: Produk > Tambah Produk (atau Edit untuk produk lama).
- Isi nama produk, kategori, foto, dan harga jual untuk tiap varian. Contoh varian: Reguler, Large, Panas, Dingin.
- Di tiap varian, bagian Resep:
- Klik Tambah Bahan
- Pilih bahan baku. Hanya bahan yang aktif yang muncul.
- Isi jumlah pemakaian untuk 1 porsi dalam satuan dasar. Contoh: Kopi 20 (artinya 20 gram), Susu 100 (artinya 100 ml). Minimal 0,001. Satu bahan tidak boleh dipilih dua kali dalam satu varian.
- Lihat angka HPP yang muncul otomatis di formulir sebagai preview.
- Klik Simpan. Sistem langsung menghitung dan menyimpan HPP per varian.
Wajib: semua produk yang dijual harus punya resep. Jika tidak ada resep, kasir akan gagal menyimpan pembayaran dengan pesan Resep/BOM belum diatur.
Langkah 5 — Atur Produk Paket (Jika Ada)
Di formulir produk, aktifkan pilihan Paket:
- Paket sederhana: pilih isi paket dari varian yang sudah ada beserta jumlahnya. Contoh: 1 Ayam Goreng + 1 Teh Manis. HPP paket dihitung otomatis dari jumlah HPP isinya. Anda tidak perlu isi resep lagi.
- Paket kompleks: pilih isi paket dari produk beserta jumlahnya. HPP akan dihitung otomatis saat terjual dari rincian isinya.
Langkah 6 — Catat Pembelian Barang
- Buka menu: Inventori > Pembelian > Buat Baru.
- Klik Tambah Baris, lalu isi per baris:
- Pilih bahan
- Jumlah beli. Contoh: 10
- Satuan beli. Contoh: kilogram, liter, dus (harus sudah ada di konversi satuan)
- Harga beli per satuan beli. Contoh: Rp 15.000 per liter
- Catatan (opsional)
- Satu bahan tidak boleh muncul dua kali dalam satu nota pembelian.
- Klik Simpan Draft.
- Klik Terima Barang dan konfirmasi. Setelah ini:
- Stok bahan bertambah otomatis.
- Harga bahan diperbarui dengan rata-rata tertimbang.
- HPP semua produk yang memakai bahan tersebut ikut diperbarui otomatis.
- Muncul pesan: Pembelian diterima. Stok bertambah dan HPP bahan diperbarui.
- Catatan:
- Nota yang sudah Diterima atau Dibatalkan tidak bisa diubah lagi.
- Jika harga dikosongkan, stok tetap masuk tapi harga bahan tidak berubah.
- Jika muncul peringatan stok minus, segera lakukan Stok Opname agar perhitungan tidak bias.
Langkah 6b — Jika Salah Input Pembelian
Saat setup awal, kesalahan isi nota pembelian paling sering terjadi. Pilih cara sesuai status nota:
| Status nota | Tindakan | Efek |
|---|---|---|
| masih Draft | Buka Detail, ubah qty/harga/item, lalu Simpan Draft | Stok belum berubah, paling aman |
| masih Draft dan tidak dipakai | Klik Batalkan | Status jadi Cancelled, tidak bisa diterima |
| sudah Diterima | Klik Hapus pada daftar Pembelian atau di halaman detail | Stok dibatalkan, harga bahan dan HPP dihitung ulang |
| salah input Stock Opname | Buka menu Stock Opname, Klik Hapus | Penyesuaian stok opname dibatalkan, stok kembali seperti sebelum opname |
Cara kerja tombol Hapus:
- Muncul konfirmasi. Baca dulu, karena tindakan ini tidak bisa dibatalkan.
- Sistem menghapus seluruh item nota dan pergerakan stok yang dibuat nota tersebut, sehingga stok bahan berkurang kembali ke jumlah sebelum nota.
- Harga bahan dihitung ulang dari riwayat pembelian yang masih tersisa (rata-rata tertimbang), lalu HPP produk ikut diperbarui.
- Selesai. Anda bisa langsung input nota pembelian yang benar.
Hal yang perlu diketahui:
- Penghapusan ditolak jika stok bahan akan menjadi minus, misalnya karena sebagian stok sudah terpakai penjualan. Pesan akan menyebut nama bahan dan sisa stoknya. Lakukan koreksi lewat Stock Opname dulu, baru hapus.
- Transaksi penjualan lama tidak berubah. HPP yang sudah tercatat di struk tetap seperti saat transaksi terjadi.
- Urutan aman jika salah input pembelian lalu sudah dikoreksi dengan opname: hapus opname dulu → hapus pembelian yang salah → input pembelian benar → opname ulang jika perlu.
- Hapus pembelian bukan jalan pintas untuk mengganti harga. Kalau hanya perlu menyesuaikan harga bahan, cukup gunakan Langkah 7.
Langkah 7 — Koreksi Harga Bahan Manual (Jika Tidak Lewat Pembelian)
Dipakai jika harga pasar berubah tapi tidak ada pembelian, atau untuk pembetulan awal.
- Buka menu: Inventori > Bahan Baku > Edit.
- Ubah Harga per satuan, lalu Simpan.
- Semua HPP produk yang memakai bahan tersebut ikut diperbarui otomatis dengan pesan: Harga bahan tersimpan. HPP produk ikut diperbarui.
Langkah 8 — Jualan Seperti Biasa
- Kasir jualan lewat POS atau pelanggan pesan lewat Self-Order seperti biasa.
- Saat pembayaran berhasil, sistem otomatis:
- Mencatat HPP per item di struk berdasarkan harga bahan saat itu.
- Mengurangi stok bahan sesuai resep.
- Anda tidak perlu menghitung HPP manual di kasir.
Langkah 9 — Cek Laporan
- Laporan Laba Penjualan: menampilkan Omzet, HPP, dan Laba (Omzet - HPP). Jika banyak produk belum ada resep, angka cakupan HPP akan rendah — segera lengkapi resepnya.
- Laporan Nilai Persediaan: menampilkan sisa stok × harga bahan per item.
- Kartu Stok: riwayat masuk-keluar per bahan (pembelian, penjualan, retur, opname).
- Stok Menipis: daftar bahan yang sudah di bawah batas minimum.
4. Contoh Lengkap
- Buat bahan Susu UHT, satuan mili-liter, harga Rp 18 per ml.
- Tambah konversi: 1 liter = 1.000 ml.
- Buat produk Kopi Susu, varian Reguler, harga jual Rp 15.000. Resep: Susu 100 ml + Kopi 20 gram (harga kopi Rp 200 per gram). HPP = (100 × 18) + (20 × 200) = Rp 5.800.
- Beli 10 liter harga Rp 15.000 per liter (= Rp 15 per ml). Stok lama 5.000 ml harga Rp 18. Harga baru = (5.000 × 18 + 10.000 × 15) / 15.000 = Rp 16 per ml. HPP produk otomatis turun.
- Jual 2 gelas: HPP per gelas = (100 × 16) + (20 × 200) = Rp 5.600. Total HPP = Rp 11.200. Laba = Rp 30.000 - Rp 11.200 = Rp 18.800.
5. Masalah yang Sering Terjadi
| Gejala | Penyebab | Cara Memperbaiki |
|---|---|---|
| HPP produk 0 | Resep kosong atau harga bahan 0 | Lengkapi resep tiap varian dan isi harga bahan |
| Kasir gagal bayar, pesan Resep belum diatur | Produk belum punya resep | Edit produk, tambah resep, simpan, ulangi pembayaran |
| Kasir gagal bayar, pesan Komponen paket belum terbentuk | Paket terjual tanpa rincian isi | Perbaiki isi paket di data produk, atau ulangi input di POS |
| HPP tiba-tiba besar 1.000× lipat | Salah satuan, contoh kg ditulis sebagai gram | Samakan satuan dasar dan perbaiki konversi satuan |
| Satuan tidak bisa dipilih saat pembelian | Satuan beli belum didaftarkan | Tambahkan konversi satuan untuk bahan tersebut |
| Laba terlihat salah | Banyak transaksi lama sebelum resep dilengkapi | Lengkapi resep sekarang. Transaksi baru akan benar, transaksi lama tidak berubah otomatis |
| Muncul peringatan stok minus saat terima barang | Stok fisik minus karena penjualan tanpa stok atau belum opname | Lakukan Stok Opname dan cek Kartu Stok |
| Salah input pembelian yang sudah Diterima | Nota sudah diterima, jadi tidak bisa diedit | Klik Hapus pada nota tersebut, lalu input ulang. Stok dan HPP dihitung ulang otomatis |
| Hapus pembelian ditolak, pesan stok akan minus | Stok dari nota itu sudah terpakai penjualan | Koreksi stok lewat Stock Opname lebih dulu, baru hapus nota |
| Harga bahan tidak kembali seperti semula setelah hapus nota | Tidak ada riwayat pembelian tersisa untuk dihitung ulang | Edit manual harga bahan lewat Inventori > Bahan Baku > Edit |
| HPP paket tidak berubah | Paket kompleks memang dihitung saat terjual, bukan di data master | Untuk paket sederhana, edit dan simpan ulang paketnya |